Arbeitgebende müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit für alle Beschäftige festhalten, § 17 MiLoG. Die Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit muss spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages erfolgt sein. Die Aufzeichnungen sind dann für einen Zeitraum von mindestens zwei Jahren – beginnend ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt – aufzubewahren.

Es gibt seitens des Gesetzgebers keine Vorgaben, wie die Dokumentation der Arbeitszeit zu erfolgen hat. So können diese Angaben z. B. in Papierform, elektronisch mit Hilfe von Excel oder auch über elektronische Zeiterfassungssysteme erfolgen. Eine Vorlage finden Sie zudem auf der Website des BMAS.

Viele Unternehmerinnen und Unternehmer betrachten die neuerliche Erhöhung des Mindestlohns als erhebliche finanzielle Belastung im Personalbereich. Im Januar 2024 steigt die gesetzliche Lohnuntergrenze auf 12,41 Euro pro Stunde, im Januar 2025 auf 12,82 Euro. Damit verbunden sind Anpassungen beim Lohn und Gehalt jener Beschäftigten, die sonst weniger als das künftig vorgeschriebene Mindestentgelt bekommen würden.

Doch in enger Absprache mit der Steuerberatungskanzlei sollte die Personalabteilung jetzt nicht nur alle mit dem Mindestlohn verbundenen Zahlen prüfen. Wichtig ist zudem, sich eventuelle weitere gesetzliche Veränderungen in diesem Bereich anzusehen. Und es gilt, das bestehende System der Aufzeichnung und Dokumentation zum Thema Mindestlohn regelmäßig auf seine Wirksamkeit zu überprüfen. Denn bei einer Kontrolle ist nicht nur wichtig, ob der Mindestlohn tatsächlich gezahlt wird, sondern auch, ob das Unternehmen dies rechtlich wasserdicht belegen kann – andernfalls droht eine Strafe wegen Verstößen gegen die Aufzeichnungspflichten.

Prinzipiell müssen Unternehmen mit einer den gesetzlichen Anforderungen entsprechenden Dokumentation belegen, dass sie den geltenden Mindestlohn zahlen.
Bestimmte Personengruppen können mit Blick auf den Mindestlohn von der Pflicht zur Aufzeichnung befreit sein, über die Details informiert die Steuerberatungskanzlei.
Werden bei einer Kontrolle zum Mindestlohn unzureichende Aufzeichnungen oder sogar vorenthaltene Entgeltzahlungen entdeckt, kann eine hohe Strafe drohen.

Die Pflicht zur Aufzeichnung oder Dokumentation erstreckt sich beim Mindestlohn auch auf Subunternehmen, die eine Firma zur Erbringung ihrer Leistungen beauftragt.

Nach Verstößen beim Mindestlohn schuldet der Arbeitgeber die kompletten Sozialabgaben.*Quellen: Datev Trialog und IHK Koblenz;

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